Табель учета рабочего времени: Т-13, Т-12 и 0504421

Обе утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и используют одни и те же коды. Т-12 рассчитана на ручной учёт и, кроме учёта времени, содержит раздел расчётов с персоналом по оплате труда; если зарплату считают отдельно, заполняют только раздел 1. Т-13 — для автоматизированного учёта: в ней по четыре строки на сотрудника, по две на каждую половину месяца. С 1 января 2013 года унифицированные формы не обязательны, но бухгалтерии обычно ждут именно их.

Часы делятся по календарным датам: у смены с 20:00 до 08:00 вечерние часы записываются в дату её начала, утренние — в следующую дату, а если смена начата 31-го, то и в следующий месяц. Ночные часы — время с 22:00 до 06:00 (ст. 96 ТК), их пишут кодом «Н» рядом с дневными «Я». Днём явки считается дата начала смены. Инструмент делит смены сам.

На ежегодный отпуск — «В»: нерабочие праздничные дни в число календарных дней ежегодного отпуска не включаются, и отпуск удлиняется (ст. 120 ТК). Больничный идёт в календарных днях, поэтому праздник внутри него остаётся «Б». Отпуск по уходу за ребёнком и отпуск без сохранения зарплаты тоже ставятся на все календарные дни.

Свои, из Методических указаний к приказу Минфина № 52н: Ф — фактически отработанные часы, В — выходные и праздники, О — очередные и дополнительные отпуска, Б — нетрудоспособность, в том числе по беременности и родам, ОР — отпуск по уходу за ребёнком, К — командировки, А — неявки с разрешения администрации, Г — государственные обязанности, П — прогулы, НН — неявки по невыясненным причинам, С — сверхурочные, Н — ночные, РП — работа в выходные и праздники, ЗН, ЗП, ЗС — замещения. В верхней половине строки пишут часы, в нижней — обозначение. Учреждение может дополнять обозначения в учётной политике.

Допустимы оба способа: сплошной, когда отмечается каждый день, и регистрация только отклонений — неявок, опозданий, сверхурочных, ночных (указания к формам Т-12 и Т-13; для ф. 0504421 способ выбирают в учётной политике). При учёте отклонений обычные дни по графику остаются пустыми. Способ переключается в реквизитах табеля, итоги считаются одинаково.

Норма — часы рабочих дней месяца по производственному календарю при недельной норме сотрудника (40, 36, 24 часа) и его ставке; предпраздничные дни короче на час. Дни отпуска, болезни и другого отсутствия из нормы вычитаются (приказ Минздравсоцразвития № 588н). Минус — недоработка, плюс — переработка. У сменщиков при суммированном учёте месяц — только часть учётного периода, и сверяют весь период (ст. 104 ТК).

Кодом «РВ» с числом часов. Для пятидневщика это работа сверх графика: нужны письменное согласие и распоряжение работодателя (ст. 113 ТК), оплата не менее чем в двойном размере или другой день отдыха (ст. 153). У сменщика смена, выпавшая на нерабочий праздник по графику, — тоже «РВ»: часы в праздник оплачиваются повышенно.